هماهنگی و برگزاری بیش از دویست نشست خبری موفق با حضور پرشور خبرنگاران
اصول کلیدی نشست خبری
هدف مشخص: بدانید چرا نشست برگزار میکنید؛ اطلاعرسانی، رفع بحران یا معرفی پروژه. (هر نشست خبری نیاز به آمادهسازی دادههای لازم برای خبرنگاران دارد. به ویژه اگر قرار بر این است که از اطلاعات و آمار استفاده کنید، بهتر است این اطلاعات را جداگانه در اختیار خبرنگاران قرار دهید تا اشتباهی در انتشار آن رخ ندهد.
دعوت هدفمند خبرنگاران: رسانههای مرتبط و اثرگذار را انتخاب کنید تا پیام درست منتقل شود. (اولویت بندی در دعوت رسانهها باید به صورتی باشد که در بتوانیم پیام مورد نظر را به مخاطب نهایی انتقال دهیم. ازدیاد جمعیت یا تعداد تیترهای منتشر شده، همیشه نشانه کیفیت یک نشست خبری نیست).
زمان و مکان مناسب: انتخاب ساعت و مکان دسترسپذیر و حرفهای برای خبرنگاران اهمیت دارد. (حوزه خبری که قرار است در رسانه منتشر شود را شناسایی کنید. روزهای خلوتتر از نظر رسانهای را انتخاب کنید. اگر قرار است خبر شما بازنشر بالایی داشته باشد یا اینطور پیش بینی میکنید از برگزاری نشست در روزهای قبل از تعطیلی پرهیز کنید. در همین حال اگر خبر شما به جای بازنشر، قرار است به گفت وگوی مردم و کوچه وبازار تبدیل شود، انتخاب روز قبل از تعطیلات مناسب به نظر میرسد.)
پیام شفاف و کوتاه: سخنران باید پیام اصلی را ساده، روشن و قابل انتشار بیان کند. (به یاد داشته باشید، رسانه برای انتشار خبر شما ظرفیتی محدود در نظر گرفته است. پس اطلاعات حائز اهمیت و موثر را در اولویت قرار دهید. از پیچیدهگویی و استفاده از واژگان تخصصی تا حد امکان حذر کنید.)
آمادگی برای پرسشها: پیشبینی سوالات سخت و آمادهسازی پاسخهای دقیق و صریح. (یک نشست خبری میتواند تبدیل به یک بحران رسانهای شود. بنابراین بسیار مهم استدر برابر هر سوال چه پاسخی را از قبل آماده کردهاید. پیشنهاد میشود از یک مجری جلسات دقیق، مطلع به حوزه و خوشرو استفاده کنید تا در مواقع ضروری بدون تنش بتواند موضوع جلسه را مدیریت کند).
مدیریت جلسه: نظم، زمانبندی و هدایت گفتگو توسط مجری یا روابط عمومی. (بسیار مهم است که همه موارد به صورت منظم و زمانبندی شده منتشر شوند.
پوشش رسانهای: ارسال بیانیه مطبوعاتی، عکس و محتوای تکمیلی برای رسانهها بعد از نشست. (خبر نشست، دیتا و اطلاعات خام و عکسهای نشست خبری را پیش از پایان رسمی جلسه در اختیار خبرنگاران قرار دهید تو پوشش وسیع تر و همراستاتری را شاهد باشید.)
پیگیری پس از نشست: ارتباط با خبرنگاران برای اطمینان از انتشار درست خبر و رفع ابهامات. (رصد خبر منتشر شده. گپ و گفت با خبرنگاران در ساعات بعد از نشست و هدایت افکار عمومی به سوی خبر مورد نظر در روند اثربخشی و انتشار اطلاعات صحیح، بسیار اهمیت دارد.)
ارائه هدیه مناسب به خبرنگاران: هدیه دادن به خبرنگاران در زمان برگزاری نشست خبری رایج است. (توجه داشته باشید این هدیه باید چند ویژگی داشته باشد. متناسب با برنامه باشد. ارزش معنوی ویادگاری داشته باشد. از همه مهمتر به خبرنگار حس رشوه گرفتن ندهد. یعنی هدیه را با روی خوش، محترامانه و با اصرار به خبرنگار بدهید.)